シフト表をExcelで管理する際、見やすくわかりやすい表示にすることが重要です。特に、勤務時間によって色分けを行えば、誰がどの時間に働いているのかが一目で分かります。手作業で色をつけるのは面倒ですが、Excelの「条件付き書式」を使えば、自動で勤務時間に応じた色分けが可能です。
本記事では、条件付き書式を活用してシフト表を見やすくし、勤務時間の可視化を行う方法を解説します。
条件付き書式を活用したシフト表の作成方法
Excelの条件付き書式を使うことで、特定の勤務時間帯に応じたセルの色付けが可能になります。以下の手順で設定を行います。
1. シフト表の作成
まず、シフト表の基本的な構成を作成します。
| 日付 | 氏名 | 出勤時間 | 退勤時間 | 勤務時間 |
|---|---|---|---|---|
| 4/1 | 田中 | 9:00 | 18:00 | 8時間 |
| 4/1 | 鈴木 | 13:00 | 22:00 | 8時間 |
| 4/1 | 佐藤 | 22:00 | 6:00 | 8時間 |
2. 条件付き書式の設定
次に、勤務時間の時間帯に応じて色を変更するため、条件付き書式を設定します。
手順:
- 勤務時間のセル（例：E2:E10）を選択。
- 「ホーム」タブ → 「条件付き書式」 → 「新しいルール」を選択。
- 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択。
- 以下の条件に応じた数式を入力。
- 朝シフト（6:00-12:00）：
=AND(C2>=6/24, C2<12/24) - 昼シフト（12:00-18:00）：
=AND(C2>=12/24, C2<18/24) - 夜シフト（18:00-6:00）：
=OR(C2>=18/24, C2<6/24)
- 朝シフト（6:00-12:00）：
- 各条件ごとに色を設定（朝＝青、昼＝黄、夜＝赤 など）。
- 「OK」をクリックし、条件付き書式を適用。
注意点
- 時間の入力形式を統一する
- 出勤時間と退勤時間のセルは「時刻」形式で入力する。
=TEXT(C2,"hh:mm")を使うと見やすい。
- 夜勤の時間計算
- 夜勤（22:00-6:00など）の場合、単純な引き算では負の値になる可能性がある。
=IF(D2<C2, D2+1-C2, D2-C2)のように計算すると正しく処理できる。
- 条件付き書式の適用範囲を確認
- ルールを適用する範囲を正しく選択しているか確認。
結論
Excelの条件付き書式を活用すれば、シフト表を視覚的にわかりやすく管理できます。勤務時間帯によって色を変えることで、誰がどの時間に働いているかを一目で把握でき、シフト管理がスムーズになります。
日々の業務を効率化するために、ぜひ条件付き書式を活用してみましょう！
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