Wordで作成された文書を見て、「なんとなく読みにくい」「見た目が野暮ったい」と感じたことはありませんか？ それは、レイアウトの問題かもしれません。文書の内容がどれほど素晴らしくても、レイアウトが悪ければ伝わりにくくなってしまいます。本記事では、ダサいレイアウトの特徴を解説し、見やすく美しい文書を作成するためのポイントを紹介します。
解説
1. ダサいレイアウトの特徴
ダサいレイアウトには、いくつかの共通する特徴があります。
- 余白が不均一：ページの余白が適切でないと、文章が詰まりすぎたり、スカスカになったりして読みにくくなります。
- フォントがバラバラ：複数のフォントを混ぜると統一感がなく、視覚的に雑然とした印象を与えます。
- 行間や段落の設定が不適切：行間が狭すぎると圧迫感があり、広すぎるとまとまりのない印象になります。
- 左右の揃えが統一されていない：本文の左揃えや中央揃え、右揃えが混在すると、文章の流れが途切れやすくなります。
- 見出しの強調が不十分：適切な見出しスタイルを使わないと、文章が単調で読みにくくなります。
- 罫線やボックスの使い方が不適切：罫線が多すぎたり、不必要に装飾が多いと、かえって見づらい文書になります。
- 画像や図表の配置が雑：画像のサイズが適切でない、文字とのバランスが悪いと、視覚的なノイズが増えます。
2. ダサいレイアウトを避ける方法
ダサいレイアウトを回避するためには、以下のポイントを押さえましょう。
余白の適切な設定
- [レイアウト] タブの [余白] から「標準」または「やや広め」の設定を選ぶ。
- 余白を極端に狭めたり、広げたりしない。
フォントの統一
- 本文には「游ゴシック」「游明朝」「メイリオ」などの標準フォントを使用。
- 見出しと本文でフォントを変える場合は、最大2種類までにする。
- 強調には太字や色変更を使うが、使いすぎに注意。
行間と段落の調整
- [段落] 設定で 行間は「1.5倍」または「固定値 18pt」 など、適切な設定を選択。
- 段落ごとに統一した間隔（例：前後 6pt）を設定。
揃え方の統一
- 本文は 左揃え を基本とする。
- タイトルや見出しは 中央揃え でもOK。
- 右揃えや均等割り付けは特殊な場合のみ使用。
見出しの適切な使用
- Wordの 「見出しスタイル」 を活用し、階層構造を明確にする。
- フォントサイズを変えることで、視覚的なメリハリをつける。
罫線・ボックスの適正な使い方
- 不必要な罫線や装飾は避ける。
- 枠線を使用する場合は、シンプルなデザインを選択。
- 背景色は淡い色を選び、過度な色使いを避ける。
画像や図表の配置
- 画像サイズは適切に調整（大きすぎると主張が強くなりすぎる）。
- 図表はテキストとバランスよく配置。
- 「文字列の折り返し」機能を使い、適切に配置。
注意点
- 全てを揃えすぎない
- 文章の読みやすさを優先するため、すべてを均一に揃えようとしすぎない。
- 例：見出しやタイトルは中央揃えでも、本文は左揃えにする。
- デザインにこだわりすぎない
- 文書作成の目的は情報を伝えること。見た目ばかりを意識しすぎると、本来の目的が失われる。
- テンプレートを活用する
- Wordには使いやすいテンプレートが多数用意されている。レイアウトに自信がない場合は活用すると良い。
- フォントと色使いに統一感を持たせる
- 「見やすい」と感じるデザインは統一感がある。フォント・サイズ・色使いのルールを自分で決めておくと良い。
結論
ダサいレイアウトの文書は、読む人にとってストレスになります。Wordを使って文書を作成する際は、「余白」「フォント」「行間」「揃え方」「見出し」「罫線」「画像配置」の7つのポイントを意識することで、洗練されたレイアウトに仕上げることができます。また、Wordのテンプレートやスタイル機能を活用することで、簡単に整ったデザインを作成できます。
レイアウトの良し悪しは、文書の印象を大きく左右します。ダサいレイアウトを避け、読みやすく、伝わりやすい文書作成を心がけましょう。
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