ビジネスや学業で使用する文書の見た目は、その内容と同じくらい重要です。しかし、適切なフォーマットやデザインを考慮せずに作成された文書は、読みづらく、相手に悪い印象を与えかねません。今回は “ダサい” 文書とは何かを明らかにし、避けるべきポイントを解説します。もしあなたが、伝えたい内容を適切に表現したいのであれば、今すぐこの内容をチェックしましょう。
ダサい文書の特徴とその理由
(1) フォントが統一されていない
文書内でフォントが統一されていないと、見た目が雑然としてしまいます。特に、
- 明朝体とゴシック体の混在
- 過度な装飾フォントの使用
- フォントサイズがバラバラ
このような状況では、文書全体がまとまりのない印象になります。標準的なフォントを統一して使うことが重要です。
(2) 不必要な強調や装飾
太字、下線、斜体、蛍光マーカーを多用すると、どこが重要なのかが分かりにくくなります。
NG例：
- これは重要なポイントです！
- 絶対に守ってください！！
- ここは大切な部分です！
適切な強調方法を心がけ、必要最低限の装飾にとどめましょう。
(3) 過剰な色使い
ビジネス文書で赤や青などの原色を多用すると、見た目がチープになります。また、背景色を過度に使用すると、可読性が下がり、目に優しくありません。
適切な色の使用例：
- 黒（標準のテキスト）
- 青（リンクやポイント強調）
- 赤（誤りや警告を示すとき）
(4) 行間と余白のバランスが悪い
行間が詰まりすぎたり、逆に広すぎたりすると、読みづらい文書になります。標準的な行間（1.15～1.5）を使用し、適切な余白を設けましょう。
(5) 画像や図表の配置が乱雑
- 解像度の低い画像を使用
- テキストと画像の配置が不自然
- 画像サイズがバラバラで統一感がない
これらは、文書の見た目を悪くするだけでなく、情報を適切に伝える妨げになります。
ダサい文書を避けるためのポイント
(1) フォーマットを統一する
- フォントは1～2種類に統一
- 文字サイズは見出し・本文で明確なルールを作る
- 行間を1.15～1.5に設定
(2) 適切な強調方法を用いる
- 本当に重要な部分だけ太字を使う
- 強調しすぎない
- 箇条書きを活用して情報を整理
(3) 色はシンプルに
- 黒を基本に、強調したい部分のみアクセントカラーを使用
- 背景色はなるべく使わない
(4) 画像・図表の品質を保つ
- 解像度の高い画像を使用
- 画像とテキストのバランスを考える
- 図表には適切なキャプションをつける
注意点
(1) 受け手を意識する
文書の目的やターゲットを考え、適切なフォーマットを選びましょう。
(2) 印刷時の見た目も考慮する
デジタルだけでなく、印刷した際の可読性も重要です。
(3) テンプレートを活用する
社内で統一されたフォーマットのテンプレートを使用すると、見た目のバラつきを防げます。
結論
ダサい文書は、情報を適切に伝えられないだけでなく、相手に悪い印象を与える原因となります。しかし、フォーマットの統一や適切な強調の仕方を意識することで、見やすく洗練された文書を作成できます。Microsoft Wordを活用して、見た目も内容も優れた文書を作成しましょう。
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